仕事の効率化のコツを徹底解説！事前準備とその場の判断のポイント

LIFE STYLE

2020May13

働き方改革が進められ、企業は今まで以上に業務効率を重視しています。仕事における効率化のコツを知ることがとても大切です。あらためて仕事の進め方について振り返り、仕事を効率的にこなすコツを身につけましょう。

【仕事の効率化のコツ】自分の業務は段取り力で解決

仕事は段取り8割・作業は2割ともいわれるほど、事前の準備が重要です。担当業務の効率化のコツとして、段取りの手順を確認しましょう。

段取りに必要なスキル
まずは一つひとつの仕事について、作業にかかる時間や効率を考えて段取りを考えましょう。
・時間（何時から何時までにやるのか）
・各業務にを着手する順番
・仕事の進め方

最低限この3つは決めてから仕事に取り組みましょう。
また、仕事の内容によっては以下の調整も必要です。
・仕事をする場所（会議室、客先へ出向くなど）
・仕事にかかるコストの検討
・仕事に取り組む人員の調整

優先順位の決め方

まずは業務を整理してから着手すると効率がよくなります。

・TO DOリストを作る
第一に、自分が抱えている仕事をすべて書き出します。

・TO DOリストに順位づけをする
それぞれの観点で優先順位をつけます。

今やるべきこと：「納期が近い」「今すぐ着手できる」「他の人を待たせている」「チームで優先的に取り組んでいる」等
今やりたいこと：スキルアップ、資料整理など自分のモチベーションがあがりやすい仕事かどうか

・やらない仕事を決める
業務の優先づけをしていくと、計画を立てている期間でやりきれない仕事が出てきます。やらない仕事を決めることで精神的な負担が軽減できるでしょう。

作業時間の見積もり方
複数の工程がある仕事は、まずそれぞれのタスクを並べて作業にかかる時間を見積ります。締め切りから逆算してスケジュールを考え、作業時間に矛盾がないかを確認しましょう。一人でやりきれない場合は、できるだけ早い段階で周囲に相談をし、応援を募ったり締め切りの調整を図ったうえで、対応を行います。

【仕事の効率化のコツ】飛び込み業務はフィルタリングが重要

仕事はチームワークのため、上司や同僚、部下とのやりとりなど自分で予定していた仕事以外の対応が必要な場合があります。差し込み業務の効率化のコツをみていきましょう。

飛び込みの仕事は情報の仕分けが重要
KT法は、ある問題について「優先順位が高いものから対応していけば、より早く問題が解決できる」という意思決定の手法です。仕事が複数ある場合は、全員が納得して優先順位を決めるために、以下の切り口で優先順位を考えます。
・重大性
・緊急性
・拡大傾向（問題を放置しておいた場合にその問題が拡大するかどうか）

仕事がたくさんある場合、手持ちの業務とあわせて3段階程度に分けて考えるとスコアリングしやすく、飛込み業務が入っても手元の業務と組み合わせて優先順位が組み立てられます。

スケジュールに余白を作っておくできるだけたくさん仕事を処理したいと思っていても、
やむをえず業務が中断されることがあります。
予定外の仕事が来たとたんスケジュールが破綻するようでは、効率的に仕事が進められているとはいえません。だからといって余裕がありすぎると集中力が途切れ、効率が悪くなります。一般的にスケジュールをたてる際は、作業時間に対して時間に20％ほど余裕を持っておくとよいといわれています。もし時間が早く終わった場合は、休憩時間にあててもよいでしょう。また、伝票や書類の整理、掃除などコマ切れの時間でできる仕事を決めておけば、業務時間が無駄になりません。

業務の歯止めに改善提案を活用
仕事に想定外の業務が発生するのは当然です。事前に対策ができる場合は、あらかじめ飛込み業務が発生しないように、積極的に改善や提案を行うよう心がけましょう。調子の悪いオフィス機器やパソコン、会議の進め方など、現状や課題、改善案を提案事項としてまとめます。関連メンバーに展開しておくと職場の働きやすさの改善にもつながるでしょう。

【仕事の効率化のコツ】リーダーはコミュニケーションスキルが重要

直属の部下がいない場合でも、自分が中心となって仕事を進める機会は多々あるでしょう。グループで仕事をする場合は、コミュニケーションに注目することで効率化が図れます。

プレゼン能力の向上で情報共有を効率化
ある仕事に関わるメンバーに対して、あらかじめ何の作業をするのかを共有しておくと、進むべき方向性がぶれにくく効率化につながります。業務のビジョン、ゴール、手順などを簡単に資料として作成し、情報を共有しましょう。一時的に資料作成の負荷は発生しますが、成果報告や効果測定時にも活用できるため無駄にはなりません。

話しやすい雰囲気づくりも重要な業務
仕事が忙しかったとしてもピリピリした雰囲気では報・連・相がしにくくなってしまいます。常に全てを満たすことはできなくでも、意識的に以下の内容を取り入れましょう。

・明るく朗らかな雰囲気でいる
・身だしなみに注意し、清潔感のある服装や髪型にする
・「おはようございます」「おつかれさまです」など日常の挨拶を欠かさない
・相手の目を見て話す
・話を聞く際は手元の作業をとめ、適度に相槌を打ちながら聞く

相手の都合の確認や根回しで効率アップ
仕事をする前に仕事で関わる人に対して個別に「〇〇については××で進めたい」と根回しをしておくと、仕事の効率アップに役立ちます。根回しが難しい場合は、顔を見せに行くだけでも構いません。面識があるだけで、仕事をスムーズに進められます。