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マルチタスクのやり方を知れば、仕事はもっと効率化できる!

マルチタスクのやり方を知れば、仕事はもっと効率化できる!

LIFE STYLE

複数の業務を一度にこなせるマルチタスクは、非常にスマートで業務上理想的な姿に感じられます。この記事では実際どうやればマルチタスクで仕事ができるのかに注目し、マルチタスクのやり方や、マルチタスクでのスケジュールの立て方についてご紹介します。

男性の脳はマルチタスクが苦手?

マルチタスクとシングルタスクの違い

マルチタスクとは、パソコンで音楽を聴きながらwebページを閲覧するなどのように、複数のタスクを一度に実行することです。これに対してシングルタスクは1つずつ仕事を進めることを意味します。

男性脳はシングルタスクが得意、女性脳はマルチタスクが得意と言われることもありますが、近年の研究によると脳には性差がないとする説が有力です。男性だからマルチタスクが苦手ということはありません。


習慣とシングルタスクは組み合わせが可能

人間は実のところ、パソコンのように同時に複数の事象を判断しながら実行するマルチタスクには向いていません。

たとえば「食べながら車を運転する」という動作は、一見マルチタスクに見えますがマルチタスクではないのです。

「食べる」行為は習慣化され、無意識にできる動作です。一方「運転」は今何をしなければならないかを常に考えて意識を働かせています。つまり、無意識の「食べる」動作にシングルタスクの「運転」が加えられている状態といえます。

「歩きスマホ」なども習慣+シングルタスクの動きです。歩くこと自体は無意識であり、主な意識はスマホに向いているため、無意識の主観行動とシングルタスクの組み合わせになっています。


マルチタスクはシングルタスクの切り替え

A、B、Cという3つの仕事がある場合、マルチタスクで仕事をこなしているつもりになっていても、頭の中ではAからB、BからCというように途中まで完了した仕事をシングルタスクで処理しています。

Aの仕事からBの仕事に頭を切り替える際は「Aの仕事を途中でやめる」「Bの仕事を始める準備をする」などの処理が加わり、脳にストレスがかかります。

マルチタスクのように仕事を効率よくすすめるには、一つひとつの仕事を集中して着実に終わらせる方法が有効なのです。

効果的なマルチタスクのやり方

マルチタスクのやり方はシングルタスクをたくさん終わらせるやり方と同義に考えることができます。


目先の業務に集中する

1つの仕事に集中するには、周囲の外乱要因を排除することが大切です。

・集中タイムを明確化する
「〇時までに絶対にこの仕事を終わらせる」など、作業時間を自分で決めて一気に取り組みましょう。スマートフォンの電源を切り、アラートや通知を活用して時間管理を行うと便利です。

・ホワイトノイズを活用
換気扇や雨の音などのように、騒音を消すために雑音を流しておくと集中しやすいです。また、空いている会議室など自分が集中する場所へ移動するのも集中力を高めるのに役立ちます。


関連する業務をまとめてこなす

作業の中断は集中力を大きく阻害します。たとえば別の仕事をしている途中にメールが来たからといって、逐一確認して返信するのは効率が悪い行動です。

集中力を高めるためには新着メッセージの通知を切り、メールをチェックするのは出社直後と昼休み、帰宅する前など決まった時間に対応するようにしましょう。

また、作業に時間がかかる仕事は細分化し、途中まで確実に終わらせてから次のタスクに進むようにすると集中して取り組めます。


アイディアはメモをしてあとで確認

ある仕事をしている途中に、ふと別の業務に関連するよいアイディアが浮かぶことがあります。その場合は、まず簡単にアイディアをメモしておきましょう。

思いついたからと別の仕事を始めることで作業効率が大きく下がってしまいます。この場合のメモは、あとでアイディアを思い出すためのフックの役割をする目的です。走り書きでキーワードだけを端的に記載しておくだけでも構いません。日付、誰の発言・意見かを付け加えておくと見返したときに役立ちます。

アイディアやメモの意味を忘れてしまう前に、できるだけ早く見直しましょう。やるべきタスクが終わり次第確認するのがおすすめです。

余白を大きくとって書いておくと、見直しの際にさらに調べてわかったことやあとで思ったこと、考えを深めたことなどが補足できます。

マルチタスクを実現するスケジュールの立て方

マルチタスクのように、複数の業務を一度に処理するには、スケジュールの立て方が重要です。


時間を30分ごとに区切って考える

人間の集中力は15分周期だと言われています。そこで、TODOリストを作成する際は、15~30分程度でできるレベルにタスクを細分化してみましょう。

仕事のアウトプットをするためには何かを調べインプットする工程が必要です。そのため、調べものを15分で終わらせて結果の整理やまとめを15分で終わらせるよう意識すると結果を出しやすいです。


難しい仕事を優先的に終わらせる

1日のなかでもパフォーマンスはどんどん落ちるため、仕事を始める前には、重要な仕事から先に着手できるよう優先順位を決めてから業務にあたりましょう。

仕事を先延ばしにすることは、仕事を片づけるよりも多くのエネルギーを使うため(エメットの法則)、難易度が高い業務ほど、着手しづらくなる前に少しでも始めてしまうことが大切です。


休憩を必ず挟む

集中して仕事をどんどんこなすためには作業時間を明確化することが大切です。

効率的に仕事を進める方法として「25分集中して仕事をしたら5分休憩する」サイクルを4回くりかえしたあとに、20~30分の休憩をとるポモドーロ・テクニックが知られています。

作業時間と休憩のインターバルをつくることで仕事の効率があがり、マルチタスクをこなすのに役立ちます。


マルチタスクは集中力を高めることがカギ

マルチタスクのやり方は、シングルタスクをできるだけ多く完了させる方法ともいえます。タスクを多く終わらせるには、仕事の中断につながる要素を減らすことが大切です。また、作業時間を決めて目の前の業務に集中することも重要です。

編集&文/SANYO Style MAGAZINE編集部 写真提供/amana images

 

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