【マルチタスクで仕事をするメリット・デメリット】うまくいくコツを解説！
LIFE STYLE
2021Mar22
仕事の進め方に悩んでいませんか？仕事をひとつずつ順番に終わらせていく「シングルタスク」が一般的ですが、もっと効率的に進めたい場合は「マルチタスク」を取り入れるのがおすすめです。複数の仕事を同時進行すると、どんなメリットがあるのでしょうか？知っておきたいデメリットやうまく取り入れるポイントをご紹介します。
マルチタスクで仕事をするメリット
仕事の効率が上がるというマルチタスクですが、具体的にはどんなメリットがあるのでしょうか。
仕事を同時進行することで全体を把握できる
マルチタスクは、同時に複数の仕事をおこなっていきます。ビジネスシーンにおいて、1つの仕事だけを与えられる場面はほとんどありません。マルチタスクで仕事をすると、全体を把握できるのが大きなメリットです。複数の仕事を担当しているのにシングルタスクで取り組んでいくと、1つの作業が終わるまでほかの仕事は手をつけない状態で放置されます。プロジェクトはチームで取り組むことが多く、自分の仕事が遅れることでメンバーに迷惑をかけることになりかねません。マルチタスクのスキルを身につけると、作業の内容や進捗具合など全体の動きが見えるようになります。チームリーダーとしての資質につながるので、自分を成長させられるのもメリットといえるでしょう。
仕事に必要なアクションを素早くできる
マルチタスクで仕事を進めてプロジェクト全体を把握できると、ほかの人よりも早く必要なことに気がつきます。どう伝えれば的確か考える余裕を持てるので、コミュニケーションスキルが上がるのもメリットの1つです。上司への相談や進言、チーム内での調整、メンバーへの指示といった仕事もこなせるようになります。仕事に必要なアクションを素早く起こせるので、取引先やクライアントから信頼できるビジネスパーソンになれるのもメリットです。
集中しにくい単純作業の効率が上がる
数字の入力や集計作業など、単純な作業に飽きてしまうことはありませんか？単純作業をシングルタスクでおこなうと、集中力が途切れて思わぬミスにつながることも。集中しにくい単純作業をマルチタスクでおこなうと効率アップできるのがメリットです。飽きがこないうちに別の作業に取り組むことで、気分転換にもなります。複雑な作業をマルチタスクでおこなうと混乱することがありますが、あまり頭を使わない単純作業の場合は効率的といえるでしょう。
マルチタスクで仕事をするデメリット
マルチタスクでおこなう仕事はメリットだけではありません。状況によってはデメリットになるので、チェックしておきましょう。
仕事を抱えすぎてオーバーワークになる
たくさんの仕事を抱えている人にとっては、マルチタスクを取り入れるとデメリットが生じる可能性があります。上司に仕事を頼まれると断れないという場合は要注意です。仕事を抱えすぎてオーバーワークになると、マルチタスクが逆効果になるかもしれません。複数のプロジェクトを抱えていても、スタート時点ではゆっくり進行していくので仕事がスムーズです。しかし、終盤に差しかかる頃になると各プロジェクトに問題が発生するケースが多く、スケジュールの余裕がなくなります。調整に必要な時間が取れないため、仕事を抱えすぎているとマルチタスクの能力が発揮されません。
仕事の注意力が落ちてしまう
仕事が同時進行していくマルチタスクは1つの作業にかける時間が限られているため、焦って作業をするケースがあります。通常なら問題なくこなせる作業であっても、注意不足から思わぬミスを発生させてしまうのがマルチタスクのデメリットです。また、1つ目の仕事に取り組んでいるときに、ほかのプロジェクトのことが頭に浮かぶと集中力が下がってしまいます。次にやるべきタスクに意識が移って注意力が散漫し、重要事項を見落とす大きなミスにつながりかねない点もデメリットといえるでしょう。
仕事の成果を出すのに時間がかかる
マルチタスクでは同じレベルのクオリティで仕事をこなすのが理想ですが、ずっと高い集中力を保つことは現実的ではありません。仕事量が多いと、1つのタスクに取り組んで集中力が高まった頃に、別の作業に切り替えなければならないことになります。作業が変わるたびに集中し直すことになるので、成果を出すのに時間がかかるのがマルチタスクのデメリットです。クオリティが高くても仕事のスピードが遅いと能力が評価されません。マルチタスクを成功させるにはクオリティとスピードのバランスが大切です。
マルチタスクで仕事の効率を上げる方法
マルチタスクで仕事の効率を上げるにはどうしたらいいのでしょうか？具体的な方法をご紹介します。
ToDoリストを活用してタスクを見える化
同時に複数の仕事をこなすマルチタスクにおいて、重要なのはスケジュール管理です。それぞれのタスク内容やプロジェクトの進捗具合、時間の配分を考慮してスケジュールを組まなければなりません。頭で整理するのは非効率的なので、ToDoリストを活用するのがおすすめ。タスクをリストにすることで、やるべきことが見えるようになります。タスクを書いた付箋を貼って管理したり、ToDoリストのアプリを利用したりすると便利です。見える化する方法には、未着手・進行中・確認待ち・完了など進捗ごとにタスクのステータスがわかるカンバン方式や、縦軸のタスクと横軸の日付を組み合わせたガンチャート方式などがあります。自分に合った方法を取り入れて効率を上げましょう。
タスクに優先順位をつける
マルチタスクで仕事をするときは、スケジュールを組む順番も効率アップのポイントです。タスクの優先順位を間違えると効率が下がってしまいます。タスクの難易度が高い作業を後回しにすると、全体に影響するので注意しましょう。1日作業をしていると後半になるほど疲れてくるものです。エネルギーが消耗している状態で難しいタスクが残っていると、通常よりも作業に時間がかかってしまいます。難しいタスクや重要なタスクを先に終わらせておけば、気持ちにも余裕ができて効率的です。
リスク回避のために時間の余裕を持つ
スケジュールをパンパンに詰め込みすぎないこともマルチタスクで効率を上げるポイントです。タスクに追われて休憩が取れないと、疲労がたまりやすくパフォーマンスレベルが低下します。マルチタスクでうまく仕事を着地させるためには、余裕があるスケジュールを組むこと重要です。突発的な問題が発生したときに落ち着いて対応できたり、アイディアが必要なときに考える時間を作れたりします。
マルチタスクで仕事ができる人になろう
複数の仕事を同時進行させるときは、マルチタスクを取り入れるとスムーズです。作業効率がアップしたり、素早くアクションできたりします。プロジェクト全体が把握できるのでスキルを上げたいときにも効果的です。ただし、仕事を抱えすぎるとうまくいかないので注意してください。マルチタスクのコツをつかんで仕事の評価をゲットしましょう。
編集&文／SANYO Style MAGAZINE編集部 写真提供／amana images
