タスク管理の苦手を克服！コツを押さえて仕事がデキる人になる方法
LIFE STYLE
2021Aug20
さまざまな業務をタスク化して、優先順位に従い進めていくタスク管理は効率的に仕事を進められます。いざチャレンジしたものの、タスクが終わらずに持ち越してしまったという経験はありませんか？そこで今回は、タスク管理を上手く進めるコツをご紹介します。
タスク管理の基本をおさらい
まずは、タスク管理とはどういう意味なのか、タスク管理が求められる理由やメリットを確認していきましょう。
そもそもタスク管理とは？
「タスク（task）」は直訳すると、仕事や作業、課題といった意味があります。日本のビジネスシーンにおいては、作業や業務を示すのが一般的です。一定の期間内にやるべき仕事や作業として使われます。
また、「コンピューターが処理する最小単位」といった意味があることから、プロジェクトで割り当てられた最小単位の作業や業務の1つひとつをタスクと表現することも。そのため、ビジネスシーンにおけるタスク管理が重要視されています。
タスク管理が必要な理由
数多くの業務に追われて仕事がたまっていくと、どれから処理したらいいかわからなくなることも。優先順位をつけないと整理できなくなるケースは少なくありません。効率的に仕事を進めるためには、1つひとつのタスク管理が必要です。
また、大きなプロジェクトなどでは、全体の進捗状況を把握するため、割り当てたタスクが期限内に遂行されているか確認しなければなりません。チーム全体で取り組む仕事においても、タスク管理が求められます。
タスク管理のメリット
タスク管理で仕事を行うと、やるべきことが明確なので作業に集中できます。仕事の効率が上がり、時間に余裕を持てるのもメリットです。
また、複数業務を担当している場合は、複数の業務を同時進行させる「マルチタスク」が役立ちます。それぞれのタスクごとに期限を設定して管理できるため、作業忘れを防げるほか、納期に間に合わないリスクも避けられるのがメリットです。
タスク管理のやり方をチェック！
続いて、タスク管理の具体的な方法をご紹介します。手順や注意ポイントを押さえて行いましょう。
タスク管理の基本手順
手順1.タスクのリストアップ
「メールチェック」「スケジュール作成」「会議資料修正」など、やるべきタスクを1つずつ書き出します。
自分やチームに割り当てられた業務を把握することからタスク管理が始まります。やるべきことが漏れないように、現在抱えているすべての仕事を書き出しましょう。プロジェクトや種類別に書き出すと、タスクを整理しやすくなるのでおすすめです。
手順2.優先順位決め
タスクが揃ったら、作業時間を想定して優先順位を決めます。重要度や緊急度を目安にして、タスクに順位をつけましょう。
1.重要度が高い・緊急度が高い（期限が近い）
2.重要度が高い・緊急度が低い（期限までゆとりがある）
3.重要度が低い・緊急度が高い（期限が近い）
4.重要度が低い・緊急度が低い（期限までゆとりがある）
手順3.スケジュール作成
タスクの期限日を設定してスケジュールを作成します。タスクにかかる時間と人員も考慮して組み込みましょう。
手順4.タスクの進行
スケジュールに沿って、優先順通りにタスクに取り組んでいきます。終わったタスクは一覧から消したり、付箋をはがしたりして見える化するのがおすすめです。残ったタスクを整理しておきましょう。
手順5.タスクの調整
1日の最後に、進捗状況を確認してタスクの追加や変更を行いましょう。翌日に持ち越すタスクがある場合は、スケジュールを調整します。
タスク管理で注意したいポイント
タスク管理を行うときは、準備の時間を作るのが上手く進めるコツです。週に1回、または毎日数分といったように、タスクを整理する時間を決めておきましょう。
また、次のようなケースはタスク管理が失敗しやすいので注意してください。
・タスクが細分化されていない
タスクを大まかにすると着手しにくく作業が遅れる原因になりかねません。細分化することで時間の設定もしやすくなります。
・タスクを詰め込み過ぎる
タスクごとの作業時間に余裕がないと、予定が遅れやすくなります。上司や取引先などのレスポンスが必要なタスクは、コミュニケーションにかかる時間として20％くらいの余裕を持ってスケジュールを組みといいでしょう。
・優先度が高いタスクが多い
タスク管理は優先順位を決めて完了させていくのが重要ですが、どのタスクも優先度を高くしてしまうと順番を決められなくなってしまいます。重要度と緊急度を目安に順位づけをおこないましょう。
タスク管理を上手く進めるには手法選びが大切
最後に、タスク管理の手法をご紹介します。自分に合った手法を選ぶことが、タスク管理を成功させるポイントです。
アナログでのタスク管理手法
・ノート
ノートにタスクを書き出す手法です。手で書き出すうちに頭が整理できるタイプに適しています。貼り直せる付箋もタスク管理に便利です。
・メール
社内でのコミュニケーションがメール中心に行われている場合に適した手法です。たとえば、メールの受信ボックスにフォルダを作成して、簡易的にタスク管理を行えます。
デジタルでのタスク管理手法
・Excel
表計算を使ったタスク管理の手法です。プルダウン機能を活用した管理や、タスクの修正も簡単にできます。タスク管理のテンプレートも提供されているので、効率的に管理したい場合に適しています。
・ITツール
タスク管理のアプリを利用するのも手法の1つ。スマホやタブレットから手軽にアクセスして、タスクの設定や管理が簡単にできます。外出先からもスピーディに情報を確認したい場合に適しています。
タスク管理のコツをつかんで仕事の効率アップ！
上手くタスクを管理するには、仕事の細分化や優先順位の決め方が重要なポイント。無理に詰め込みすぎず、作業時間にゆとりを持つのが上手くいくコツです。タスクを調整するための時間を設けると、翌日に持ち越したタスクや突発的な業務のタスク化にも対応しやすくなります。今回ご紹介した内容を参考に、自分に合った手法のタスク管理で仕事の効率化を目指しましょう。
編集&文／SANYO Style MAGAZINE編集部 写真提供／photoAC
