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仕事を効率化させるコツ7選|デキる人の特徴と仕事の進め方

仕事を効率化させるコツ7選|デキる人の特徴と仕事の進め方

LIFE STYLE

普段仕事をしているなかで、もっと効率よく働ければいいのにと思う人は多いでしょう。仕事が早く終われば、褒められたり、より早く休めたりと、やった分だけ自分の利益になります。仕事を早く終わらせるために、仕事の効率化のコツを身につけてみませんか。

仕事が効率化できる人の特徴

効率的に仕事ができる、いわゆる「デキる人」は時間の使い方が非常にうまいことがわかります。


仕事の全体像が理解できる
仕事の全体像が見えていれば、アウトプットの質やゴールを見据えて程よい力加減で仕事ができます。
デキる人は、仕事には必ず目的や目標があるということを知っています。視野を広げて関連する人や業務とのバランスも踏まえ「この仕事は○○のためにやっている」「○○という目標を達成するために今この仕事をしている」という全体像を意識しています。


計画を自分で管理できる
段取り力や優先順位づけが得意なのも仕事がデキる人の特徴です。段取りは、コツを踏まえれば決められますが、デキる人は嫌なことも後回しにせず自分で小さな目標を設定しながら進捗管理をする実行力があります。


こだわり過ぎない
デキる人は丁寧に仕事をするものの完璧を目指し過ぎません。仕事には報告・連絡・相談が不可欠。たとえ間違いないと思って行った仕事でも、上司や同僚と確認をした際に指摘を受けたり見直すべきことに気づいたりするかもしれません。
アウトプットに見直しは欠かせませんが、自分で寝かせ過ぎないことも重要です。

仕事を効率化するコツ7選

仕事を効率的に行える人の特徴を踏まえて、具体的に行うべき仕事効率化のコツをご紹介します。


いつまでに、どのくらい、何をなどの目標を決める
効率的に仕事を進めることを考えた場合、目的がわからないまま作業してしまうのは厳禁です。いつまでも長距離を走り続けることはできませんし、どんなに簡単な仕事でも何のためにやっているのかわからなければ身が入りにくくなるもの。仕事を始める際には仕事の目標確認が重要です。
また、達成までに時間かかる場合は、仕事のステップやタスクに分けて考えて短期目標・中期目標・長期目標(最終的な仕事のゴール)を設定するのがおすすめ。目標を見失ってしまうことが多いと感じている人は、言われたことや指示を理解するためにメモをしたり、やるべきことを何回か繰り返して復唱したりする方法なども取り入れてみましょう。


段取りと優先順位を決める
昔から、仕事は「段取り8割、作業は2割」と言われることがあり、実際に着手する前に仕事の進み方を準備しておくことは非常に重要です。段取りを決める際は、自分自身の効率化はもちろん、関係者に仕事を依頼する際の対応時間も考慮しましょう。事前に関係者へ相談しておくことも欠かせません。
また、仕事の優先順位は、各々の重要度と緊急性の高さ、次工程に必要準備が整っているかなど全体を見ながら決定します。
スケジュールは、締め切り時間を自分で決めて守れるように余裕をもたせましょう。遊びの予定を最初に入れて、間に合うように計画を立てる方法もおすすめです。


仕事に向かう姿勢を作る
せっかく仕事の目標と段取りを決めても「なんだかやる気が出ない…」では効率化しようがありません。「この時間に仕事をやる」と決めた場合には、集中して取り組めるように体勢を整えておきましょう。
例えば得意なこと、すぐに終わる簡単な仕事から始めてモチベーションを高めるなど取り組み方を決めておくのも一案です。
また、仕事をより効率的に進めるためには、仕事にかかわる情報のインプットを欠かさないことも重要です。


デスク回り、パソコンのデータを整理する
デスク周辺やパソコン内のファイルの置き場所が乱れていると、必要な情報が探しにくく、効率も悪くなりがちです。
また、周囲が雑然としているよりも整理されている方が集中しやすいメリットもあります。


仕事をする時間を区切る
法律上は、6時間を超える労働に45分以上、8時間を超える労働に60分以上の休憩を義務づけています。しかし効率を考えた場合は、もう少し細かく休憩するのがおすすめです。
アメリカのある研究によると、52分働き、17分休むのが理想的な働き方。疲れたら休むではなく時間になったら休憩をした方が集中力を維持して働くことができます。
また、デスクワークの多い方の場合、一日に何回もメールをチェックしていることもあるしょう。電話はやむを得ないものの、メールが届くごとに確認して返信していると、自分が本来やろうとしている仕事が進まずいつの間にか時間が経ってしまうことも多く見られます。
そこで時間の区切り方として、メールチェックのタイミングや休憩時間などを決めておくことも効率化に役立ちます。


自分自身の負荷調整を行う
無理や無駄がある業務は長く続きません。仕事を抱え過ぎていないか、必要ない仕事をしていないか、他人に任せられるものはないかなどを考えながら都度見直しを行いましょう。
特に毎日同じ仕事をしているな、と感じたときこそ効率化を考えるよい機会だといえます。


自動化できるところは自動化
アプリやツール、マクロ、計算式などで自動化できることは積極的に自動化を図りましょう。
また、Excelなどでショートカットキーを使うのもおすすめです。


・Ctrl+B:太字にする
・Ctrl+U:下線を引く
・Ctrl+F:Excel内検索窓を開く
・Ctrl+H:Excel内置換窓を開く


スケジュール管理ひとつでも、手帳にメモしていたものをタスクツールに切り替えれば、直前にリマインドが通知されるなど付加機能により効率化ができます。

仕事の効率化はコツがわかればすぐ取り組める

仕事がデキる人は目的や段取りなどを検討したうえで時間を上手に活用しています。今回ご紹介した仕事を効率化させる7つのコツを踏まえて、できそうなものをどんどん取り入れてみましょう。

編集&文/SANYO Style MAGAZINE編集部 写真提供/photoAC

 

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