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印象がアップする挨拶メールとは?シチュエーション別例文を紹介

印象がアップする挨拶メールとは?シチュエーション別例文を紹介

LIFE STYLE

女性にとっての40代は、キャリアアップのための転職や、産休、家庭の事情での退職など、仕事にまつわる環境が目まぐるしく動く時期です。そんな節目に欠かせないのが、メールでの挨拶です。この記事では、挨拶メールの基本を解説し、産休や退職などで使えるテンプレートを紹介します。

挨拶メールの基本

挨拶メールとは、相手に「挨拶」することが狙いです。まずは、挨拶メールの基本を確認していきましょう。


挨拶メールには「件名」を忘れずに
ビジネスの場面では、一日に数十通のメールを受け取ることは珍しくありません。しかし、大量のメールを1つ1つ熟読するのは大変です。効率的に処理するために、メールを受け取った人は、送信者、件名、用件、期限を確認し、優先順位を決めていくのが一般的です。

そのため、挨拶メールには「件名」を忘れずに入れましょう。件名は、相手が「このメールはどんな内容か」を知る手がかりになります。

件名例は以下のようになります。


・新任のご挨拶 〇〇株式会社 山田 花子
・ご訪問日程のご相談(出張ネイルサロン〇〇 山田 花子)


メール本文のポイント
メールの本文は、分かりやすく端的にまとめることが大切です。難しい言葉を多用したり、余計なことをダラダラと書き連ねたりするのは、読み手を混乱させてしまいます。

また、正しく丁寧な言葉遣いを心がけましょう。「てにをは」の使い方の間違いや漢字のミスがあると、残念な印象になってしまいます。重要な挨拶メールは、送信前に先輩や同僚にチェックしてもらうのがおすすめです。

ビジネスメールの書き出し例

ビジネスメールの書き出しは、どのようなものが無難なのでしょうか。本章では、相手が社内の人の場合と、相手が社外の人の場合に分けて、メールの書き出し文の具体例を紹介します。


相手が社内の人の場合
相手が社内の人の場合、あまりかしこまらなくても大丈夫です。相手が同僚なのか上司なのか、メールを送る時間帯はいつなのかを考慮した上で、臨機応変に対応しましょう。


【相手や時間帯に関わらず使える万能な書き出し】
・お疲れ様です。
・お忙しいところ失礼致します。


【時間やシチュエーションに合わせて使える書き出し】
・おはようございます。
・昨日は遅くまでお疲れ様でした。
・お休み中失礼致します。


相手が社外の人の場合
相手が社外の人の場合は、相手のことを思いやる一言を添えると印象がアップします。顔が見えないやり取りだからこそ、丁寧さを意識しましょう。


【相手や時間帯に関わらず使える万能な書き出し】
・平素よりお世話になっております。
・いつも大変お世話になっております。


【連絡が空いてしまった場合】
・長らくご無沙汰してしまい、誠に申し訳ございません。


【何度か連絡をした場合】
・度々失礼いたします。
・先ほどの〇〇の件につきまして、補足のご連絡です。


【謝罪をする場合】
・この度は私の不手際により、お客様にご不快、ご不便な思いをさせてしまいましたことを心よりお詫び申し上げます。

シチュエーション別!挨拶メールの書き方

ここでは、産休に入る場合、新規のお客様を紹介されて初めてメールで挨拶する場合、退職する場合の挨拶メールの例を紹介します。


産休に入る場合
産休に入るときは、社外の人に挨拶メールを送りましょう。後任の名前や連絡先を忘れずに書くのがポイントです。


件名:【産休取得のご挨拶】◯月◯日より

株式会社〇〇
総務部 加藤様

いつも大変お世話になっております。

株式会社〇〇の山田 花子です。

私事でございますが、◯月に出産を予定しております。大変恐縮ではございますが、◯月◯日より産休に入らせて頂く運びとなりました。

在任中、高橋様には本当にお世話になりました。
心より感謝致します。

産休中の業務は同部署の佐藤 優子が後任として担当致します。
今後は、佐藤宛にご連絡いただければ幸いです。

【氏名】佐藤 優子
【電話番号】〇〇〇ー〇〇〇〇
【メールアドレス】××××@△△△.co.jp

高橋様になるべくご迷惑をかけぬよう、しっかりと引継ぎに努めますので、佐藤ともども、今後とも何卒よろしくお願いいたします。

本来なら直接お伺いし、ご挨拶すべきところですが、メールでのご連絡となってしまったことをご容赦下さい。

復帰後にまた高橋様とお会いできることを楽しみにしております。

山田 花子


新規のお客様を紹介され、初めてメールで挨拶する場合

新規のお客様には、丁寧な文面を意識しましょう。


件名:ご訪問日程のご相談

初めてご連絡させていただきます。
〇〇株式会社商品製造部、営業担当の山田 花子と申します。

××株式会社の佐藤様よりご紹介を受け、ご連絡致しました。

佐藤様より、弊社の商品△△につきまして、導入をご検討されているとお伺いしました。

もしよろしければ、商品についてご説明する機会を頂ければと考えております。
ご都合の宜しいお日にち、お時間にお伺いしますので、ご返信いただけますと幸いです。

山田 花子


退職する場合
退職の場合、感謝の気持ちを一言添えると、気持ちが伝わります。


件名:退職のご挨拶(〇〇株式会社 山田 花子)
株式会社〇〇 高橋様
平素は大変お世話になっております。〇〇株式会社の山田です。
私事で大変恐縮ではございますが、一身上の都合で〇月〇日をもって退社することになりました。
高橋様にはこれまでお力添えを頂き、心より感謝しております。
後任は同じ部署の佐藤 優子が務めさせていただきます。
後日改めて佐藤と一緒にご挨拶に伺いますので、よろしくお願い申し上げます。
山田 花子

失礼の無い挨拶メールが印象アップの秘訣

相手の顔が見えないメールだからこそ、分かりやすく丁寧な文面を心がけましょう。挨拶メールには、件名を忘れずに入れるのがポイントです。産休や退職の場合は、後任の人の情報を添え、相手への感謝の気持ちを述べると印象がアップします。メールの内容に自信が持てない場合は、同僚や先輩にチェックしてもらうのもおすすめです。

編集&文/SANYO Style MAGAZINE編集部 写真提供/Pixabay

 

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