【マルチタスクを苦手と感じる理由】克服する方法＆シングルタスクのすすめ

LIFE STYLE

2021Apr07

複数の仕事が同時に進んでいくマルチタスクが、自分に向いていないと悩んでいませんか？どうしてマルチタスクを苦手と感じるのか、理由を知ることが苦手克服につながります。マルチタスクが苦手で辛い場合は、シングルタスクにスイッチして効率的に仕事を進めていきましょう。

マルチタスクが苦手なのはなぜ？

マルチタスクで仕事するのが苦手な人と得意な人がいます。苦手と感じる場合はマルチタスクに不向きなのが理由かもしれません。まずは、マルチタスクで仕事をするのに適しているかチェックしてみましょう。

マルチタスクに向いていない人
マルチタスクに求められるのは、注意力やペース配分です。1つの仕事だけでなく、複数の仕事を切り替えながら行う必要があるので、気が散りやすい人はマルチタスクに適していません。短時間で別のタスクに移るため、頭と気持ちを切り替えて次のタスクに集中しないと効率が落ちてしまいます。

また、うまくマルチタスクに対応するためにはスケジュール配分がポイントです。じっくり作業に取りかかりたい人や、集中力を高めるのに時間を要する人は、マルチタスクより自分のペースで仕事をする方が合っているといえるでしょう。

マルチタスクに向いている人
マルチタスクで仕事をするのに欠かせないのがコミュニケーション能力です。複数の仕事が同時進行するので、業務に関わる人数が多くなります。連絡事項をはじめ、相談や報告、ディスカッションなど、大勢の人とコミュニケーションを取らなければなりません。コミュニケーション能力が高いと、相手に合わせてスマートな対応ができます。同僚や後輩、上司、取引先と、立場が違う人と仕事をするマルチタスクにおいてもスムーズに作業を進められます。誰とでもうまく話せる人は、マルチタスクで力を発揮しやすいでしょう。

マルチタスクを非効率的と感じる理由
マルチタスクは仕事の効率を上げるための手法ですが、逆効果になる場合もあります。1日がかりでタスクを切り替えると、作業の進捗に遅れが生じるため非効率的です。たとえば3つのタスクがあってそれぞれ2日かかる場合で比較してみましょう。1つのタスクごとに進めていけば、2日おきに完了できます。1つめのタスクは2日後、2つめのタスクは4日後、3つめのタスクが完了するのは6日後です。
マルチタスクで1日ごとに3つのタスクを切り替えていくと、すべて完了するのは同じく6日後となります。しかし、1つめのタスクは4日後、2つめのタスクが完了するのは5日後です。この場合は、マルチタスクの方が成果を上げるのに時間がかかります。

マルチタスクの苦手を克服する3つの方法

マルチタスクが苦手でも、取り組まなければならない場合はどうしたらいいのでしょうか。続いては、マルチタスクでうまく仕事を進めるための克服術をご紹介します。

スピード重視でコミュニケーションを図る

マルチタスクで必要なコミュニケーション能力をカバーしたい場合は、スピード重視で連絡をするのがポイントです。メールやLINEなど連絡がきたら、素早くレスポンスを送りましょう。すぐに答えられないことでも、調べてから折り返し連絡するという内容の返信をすることが大切です。逆の立場になって考えてみるとわかりやすいですが、レスポンスが早いと相手に安心感を与えられます。マルチタスクが苦手でもスピード感のある返信を意識するだけなので、取り組みやすい方法です。即レスを続けるうちに同時進行の流れにも慣れてきます。

取り組んでいる仕事に集中する
マルチタスクで仕事をすると、あれもこれもやらないといけないと気持ちが飛んでしまうことがあります。焦りが募って仕事が手につかない状況に陥るのを避けるためには、1つずつ仕事に集中することが大切です。気が散るとすべてのタスクが中途半端になってしまうので、目の前にある仕事のことだけを考えましょう。与えられた時間ごとに1つずつ課題をクリアするイメージで取り組んでいくと、マルチタスクのリズムをつかみやすくなります。

タスクの優先順位と時間配分を決める
マルチタスクが苦手という場合は、捉え方を変えてみましょう。マルチタスクは複数のタスクを積み重ねたものなので、それぞれのタスクに分解できます。仕事を1つずつ終わらせていくのと同じ感覚で取り組んでいきましょう。配分したタスクの作業を順番に終わらせていけば、自動的にマルチタスクを克服できます。リマインダーやToDoリストのアプリを活用すると効率的です。オーバーワークになりそうなときは、早めに相談したりタスクを整理したりして対処しましょう。

マルチタスクが苦手な人向けのシングルタスク

最後にご紹介するのは、シングルタスクで仕事をする方法です。マルチタスクが苦手な場合はシングルタスクに切り替えてみましょう。

シングルタスクとは？
マルチタスクが複数の仕事を並行して進めるのに対して、シングルタスクでは1つずつ仕事を進める方法です。1つのタスクが完了するまで、別のタスクには着手しません。マルチタスクの場合、短時間で仕事が切り替わるためスピード感を持って集中しなければなりません。マルチタスクが苦手な人にとって、タスクを切り替えて集中するのは難しいものです。シングルタスクは中断せずに1つの仕事を行うので、徐々に集中を高めて没頭できます。集中した状態からほかのタスクに切り替える必要がないので、生産性が上がるのがメリットです。

1つの仕事に集中して効率アップ
短時間ごとにタスクを切り替えるのが苦手な人には、シングルタスクが適しています。ほかのタスクに気を取られず1つの仕事に取り組めるので効率的です。できるだけ静かな環境で仕事ができると、集中力が妨げられません。また、シングルタスクはじっくり取り組めるのがメリットですが、時間をかけすぎては逆効果です。効率を上げるには、タスクにかける時間をあらかじめ設定しておくといいでしょう。タイマーを活用するのもおすすめです。

細分化したタスクで達成感アップ
達成感を得られないと仕事のモチベーションを維持するのは難しいものです。ボリュームがある大きな仕事は、タスクを細かくわけて対応しましょう。タスクが細分化されることで1つずつのハードルが低くなり、達成感を得やすくなります。たとえばシングルタスクで資料作成を行う場合は、順序立ててタスクを細分化するのがおすすめです。資料に必要な情報収集のタスク、資料の構成を考えるタスク、資料を作成するタスクなど、細かくわけるとスケジュールも立てやすくなります。